L’accesso dei condomini ai documenti del Condominio

Nel quotidiano svolgimento della professione ci si trova sempre più spesso ad affrontare il tema dell’accesso dei condomini ai documenti riconducibili al condominio.

Capita, infatti, che condomini e amministratore si confrontino e si contrappongano sull’esistenza e la portata del diritto dei primi di visionare i documenti condominiali e acquisirne copia e dello speculare obbligo del secondo di consentire l’accesso e consegnare tale copia.

In questo contributo si prova a fare il punto della situazione – normativa e giurisprudenziale – e a capire dove stia la “verità”.

 

Il quadro normativo di riferimento

 

Le disposizioni che “entrano in gioco” sono essenzialmente queste:

• con riferimento al rapporto tra il condominio e l’amministratore:
• l’art. 1129 cod. civ. [che prevede – primo comma – l’obbligo di nomina dell’amministratore per i condominii con oltre otto partecipanti e che individua una serie di compiti dell’amministratore]
• l’art. 1130 cod. civ. [che introduce – come emerge dalla rubrica della noma – le “Attribuzioni dell’amministratore”]
• l’art. 1131 cod. civ. [che disciplina – come emerge dalla rubrica della noma – la “Rappresentanza” che l’amministratore ha dei condomini]
• l’art. 1703 cod. civ. [“Il mandato è il contratto col quale una parte si obbliga a compiere uno o più atti giuridici per conto dell’altra”]
• l’art. 1713, primo comma, cod. civ. [“Il mandatario deve rendere al mandante il conto del suo operato e rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato”]
• con riferimento al diritto dei condomini di accedere alla documentazione condominiale:
• l’art. 1129, settimo comma, cod. civ. [“L’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell’amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica”]
• l’art. 1130, nn. 8) e 9), cod. civ. [“L’amministratore (…) deve: (…) 8) conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio; 9) fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso”]
• l‘art. 1130 bis, primo comma, cod. civ. [“I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione”;
• l’art. 71 ter att. cod. civ., secondo il quale il sito Internet del condominio deve consentire “agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare”

 

L’inquadramento della fattispecie

I concetti fondamentali sono due:

• il condominio non è un soggetto dotato di personalità giuridica propria, “distinta da quella dei singoli condomini”, ma un mero “ente di gestione” [così Cass. 3.8.2022 n. 24058. In senso conforme si veda ex multis 19.11.2021 n. 35576, che parla della “peculiare natura del condominio, ente di gestione sfornito di personalità distinta da quella dei suoi componenti”];
• il condominio e il suo amministratore sono legati da un rapporto inquadrabile nel contratto di mandato ex artt. 1703 e seguenti cod. civ. [si veda ancora Cass. 19.11.2021 n. 35576, secondo cui i condomini “devono intendersi rappresentati ex mandato dall’amministratore”].

I due concetti si possono “fondere” e “distillare” in uno: l’amministratore di condominio è il mandatario con rappresentanza ex lege dei condomini, i quali – tutti insieme collettivamente, ma non solo – sono i suoi mandanti.

Gli spunti e il supporto della giurisprudenza

Sul tema di questo contributo la giurisprudenza ha fornito non pochi spunti di significativo interesse:

• 29.11.2001 n. 15159 ha chiarito che “il potere di ottenere dall’amministratore del condominio l’esibizione dei documenti contabili spetta ai condomini non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea, ma anche al di fuori di tale sede, senza la necessità di specificare la ragione per cui essi intendono prendere visione o estrarre copia dei documenti medesimi”, individuando il solo limite “che l’esercizio di tale potere non intralci l’attività amministrativa, non sia contrario ai principi di correttezza ed i relativi costi siano assunti dai condomini istanti” [così nella motivazione];
• la stessa pronuncia ha osservato “che il rapporto tra l’amministratore ed i condomini è analogo a quello del mandato con rappresentanza. sebbene con caratteristiche del tutto peculiari, e che i condomini, in quanto mandanti, sono titolari dei poteri di vigilanza e di controllo previsti dal contratto di mandato” e ha, altresì, ulteriormente osservato “che non vi è ragione di impedire agli stessi [i condomini – n.d.r.] di esercitare, in ogni tempo, la vigilanza ed il controllo sullo svolgimento dell’attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni e, perciò. di prendere visione dei registri e dei documenti che li riguardano, sempre che la vigilanza ed il controllo non si risolvano in un intralcio all’amministrazione, non siano contrari al principio della correttezza e che delle attività afferenti alla vigilanza ed al controllo i condomini si addossino i costi” [così nella motivazione];
• ancora in quella pronuncia la Suprema Corte ha messo in evidenza che, di fronte alle richieste dei condomini, spetta “all’amministratore l’onere di dedurre e dimostrare l’insussistenza di qualsivoglia interesse effettivo in capo ai condomini istanti, perché i documenti personalmente non li riguardano, ovvero l’esistenza di motivi futili o inconsistenti e comunque contrari alla correttezza” [così nella motivazione];
• 26.8.1998 n. 8460 è la pronuncia che contiene il ragionamento dalla quale muove la sentenza appena riferita;
• 21.9.2011 n. 19210 è una pronuncia più recente che si colloca “nel solco” di Cass. 29.11.2001 n. 15159;
• interessante, per chiudere, anche una recente pronuncia di merito che parla espressamente del “diritto riconosciuto dall’ordinamento al condomino”, chiarendo che esso “deve essere funzionale all’attuazione di una gestione trasparente dell’ente e ad una corretta informazione dei condomini” [così Tribunale Roma 18.3.2019 n. 5779, in Condominioelocazione.it 7 GENNAIO 2020].

Considerazione finale e di sintesi

Si deve rimarcare che il condominio non è altro rispetto ai condomini che partecipano a esso, siano essi considerati collettivamente oppure come singoli.

I condomini sono, cioè, i mandanti dell’amministratore, il quale gestisce unicamente proprietà e risorse dei suoi mandanti.

È, per ciò stesso, innegabilmente evidente che tutto ciò che è del condominio è, nella sostanza, dei condomini.

Non avrebbe alcun senso pensare che il mandatario, gravato – giova ricordarlo – dell’obbligo di rendiconto ex art. 1713 cod. civ. possa precludere al suo mandante di accedere ai documenti riconducibili al mandato conferito, di prenderne visione e di averne copia.

Avvallare questo equivarrebbe a distorcere la logica, prima ancora che il diritto.

È agevole trasportare questi concetti nell’“universo Condominio”: da quanto sopra discende che ciascun condomino ha – e deve avere la possibilità di esercitarlo – il diritto di liberamente accedere ai documenti condominiali, prenderne visione e averne copia.

L’amministratore può opporsi a questo unicamente se riesce a provare – ancora le parole di Cass. 29.11.2001 n. 15159 – che i condomini non hanno alcun “interesse effettivo” in quanto i documenti, cui vogliono accedere, “personalmente non li riguardano” ovvero se dimostra che i condomini sono mossi da “motivi futili o inconsistenti e comunque contrari alla correttezza”.

Da ultimo, chi scrive ritiene opportuno richiamare l’attenzione su uno specifico “passaggio” di Cass. 29.11.2001 n. 15159, laddove gli Ermellini statuiscono che “non vi è ragione di impedire” ai condomini “di prendere visione (…) dei documenti che li riguardano”.

Queste parole legittimano la conclusione secondo cui il diritto di accesso dei condomini non è limitato ai documenti di spesa o a quelli espressamente menzionati dalla legge, ma è esteso a qualsiasi documentazione riferibile e riconducibile al condominio.